Les communications sont fondamentales pour l’activité normale de toute entreprise. Avec le développement de l’utilisation d’Internet, le courrier électronique est devenu un moyen essentiel d’être en contact avec les travailleurs, les clients, les fournisseurs ou les partenaires, entre autres.

Latinpay est une société de services financiers qui facilite les paiements aux micro et petites entreprises au Pérou. Latinpay y parvient en donnant à ses clients la possibilité d'être payés de manière beaucoup plus simple et rapide à partir de la banque mobile, sans investir dans des équipements coûteux ou être retardés par des mises en œuvre fastidieuses.

Julio Mejías, actuellement PDG de Latinpay, nous parle de son expérience du courrier électronique certifié de Lleida.net et des avantages qu'il a apportés à son entreprise.

https://www.youtube.com/watch?v=OlnJkqxd73k

Les défis avant le Courrier électronique certifié

Comment travailliez-vous avant d'utiliser le courrier électronique certifié ?

Avant d'utiliser le service de courrier électronique certifié, nous n'avions aucun moyen de prouver qu'il avait été livré à une boîte de courriel et surtout d'avoir une preuve fiable.

Le seul moyen était de passer par un notaire, mais c'était très fastidieux...

Quel type de solution recherchiez-vous ?

La solution que nous recherchions essentiellement était une solution qui faciliterait le flux des notifications. Il pouvait s'agir d'une notification physique ou virtuelle, mais elle devait nous donner la légalité nécessaire exigée.

Le processus d'incorporation du Courrier électronique certifié

Quels processus ont changé lorsque vous avez commencé à utiliser le courrier électronique certifié ?

Le processus que nous avons changé au sein de l'entreprise après avoir mis en place le service de courrier électronique certifié est que nous ne devons plus faire la notification physique, tout est en ligne, cela nous fait gagner beaucoup de temps et surtout les certificats peuvent être conservés pendant longtemps.

Qu'est-ce qui vous plaît le plus dans le courrier électronique certifié ?

Ce que j'aime le plus dans le courriel certifié, c'est essentiellement sa simplicité ! 

Il suffit d'envoyer une copie à l'email de certification, et c'est tout, il ne faut pas passer par tant d'étapes, ni installer d’extension...

C'est très, très simple.

Simplification des processus et réduction des délais et des coûts.

Avez-vous vu des résultats rapides ?

Oui, j'ai vu des résultats rapides et cela a répondu à nos attentes, car pratiquement le document qu'il délivre contient tout ce dont nous avons besoin et il est valable avec n'importe quelle entité et il nous sert à prouver que nous avons vraiment fait notre diligence raisonnable.

En quoi le courriel certifié vous a-t-il été utile ?

Fondamentalement, ce qui nous a aidé ou bénéficié est de simplifier les processus.

Auparavant, nous devions effectuer l'ensemble de ce processus manuellement et en personne. Cela a beaucoup simplifié les choses en termes de temps et de processus en général.

Les résultats concrets que nous avons obtenus en premier lieu est la réduction : la réduction du temps et la réduction des coûts. 

Les coûts ont été réduits jusqu'à 80 %. 

Et en termes d’utilisation, notre personnel se sent beaucoup plus à l'aise pour copier et placer un courriel de certification. Ne pas avoir à repasser par le processus d'édition du courrier avec copie à quelqu'un... ou obtenir une copie du document imprimé, le tamponner, le signer, passer d'une signature à une autre, etc.

Cela rend nos vies beaucoup plus simples !

Avec le service de courrier électronique certifié, nous mettons en copie le courriel de certification et c'est tout, nous n'avons rien d'autre à faire !

Nous avons la preuve que nous avons fait preuve de diligence raisonnable et, en cas d'imprévu, nous avons un moyen de le couvrir.

Le recommanderiez-vous ?

Oui, je recommande le service de courrier électronique certifié. Je le recommanderais essentiellement aux entreprises de tous les secteurs qui cherchent à simplifier les processus de notification ou quelque chose du genre. Les entreprises qui cherchent tout simplement à ne pas conserver autant de papier et surtout à ce que les notifications qui sont faites aient une validité juridique et les protègent contre toute éventualité.

Suntropy est une startup technologique fondée en 2021 qui vise à accompagner les entreprises du secteur de l'énergie solaire afin qu'elles puissent offrir une expérience de vente digitale à leurs clients. Dans le secteur, le principal besoin qu'ils couvrent est l'analyse de la faisabilité technique et économique des projets d'énergie solaire, à la fois résidentiels et industriels, de manière agile.

Grâce à Lleida.net, ils ont pu automatiser le processus d'élaboration du budget du document à signer. Grâce à sa plateforme et à Click & Sign, ils numérisent l'ensemble du processus de signature des documents avec une intégration et une traçabilité totales de l'information. De cette manière, ils peuvent avoir tous les documents intégrés dans votre plateforme, aussi bien le document signé que l'étude d'autoconsommation.

Pablo Sanchez, PDG et l'un des fondateurs de Suntropy, nous explique ce qu'il a fallu faire pour trouver une solution telle que Click & Sign, si le service répond à leurs attentes et comment celui-ci leur permet de gagner du temps et d'augmenter leur productivité.

https://www.youtube.com/watch?v=wnrmWD0eXho

Défi

Quels sont les besoins qui vous ont amenés à concevoir cette solution ?

Les entreprises avec lesquelles nous avons travaillé, les clients et les utilisateurs de Suntropy, une fois qu'ils ont terminé le processus commercial et qu'ils veulent conclure une vente, doivent passer par un processus manuel de signature de ces contrats et de ces accords avec leurs clients.

Nous constatons également qu'il existe un profil de client, à savoir la personne ou l'entreprise qui a acheté une installation photovoltaïque d'un âge avancé, qui éprouve des difficultés, par exemple, à imprimer un document, à le signer, à le numériser et à l'envoyer. Nous avons donc considéré la signature numérique comme une solution susceptible d'accélérer l'ensemble du processus, tout en aidant les entreprises du secteur de l'énergie solaire à numériser et à assurer une meilleure traçabilité de tous les processus bureaucratiques et administratifs.

La solution

Qu'est-ce qui a fait que notre service s'est distingué des autres solutions du marché ?

Ce qui nous a principalement aidés à choisir Lleida.net est le traitement de la part de l'équipe. L'expérience a été très bonne, car ils nous ont facilité la tâche, en tenant compte du fait que nous sommes une entreprise qui vient de démarrer et que nous faisons encore nos premiers pas, pour ainsi dire.

Avec le service de signature numérique de Click & Sign, le temps est pratiquement réduit de 50 %, car l'ensemble du processus est entièrement automatisé et le processus de vente est rationalisé. 

Pablo Sánchez, PDG de Suntropy

Qu'est-ce qui a été le plus important pour vous lors de l'évaluation des différentes options ?

La facilité de mise en œuvre technique. Nous avons intégré ce produit dans notre solution et, pour cette raison, nous recherchions un système de bonne qualité en termes de service et de performance, mais également facile à mettre en œuvre dans notre architecture et dans notre produit logiciel.

Mise en œuvre

Combien de temps a-t-il fallu pour que Click & Sign fonctionne chez Suntropy ?

Entre le moment où nous avons commencé à faire les premiers tests et le moment où le premier client a commencé à utiliser le service Click & Sign à travers Suntropy, j'estime qu'il s'est écoulé environ trois à quatre semaines entre la vérification que tout fonctionnait correctement, les configurations, etc.

Comment la solution fonctionne pour vous ?

Notre utilisateur remplit ou génère ce contrat de manière automatisée dans notre plateforme, puis nous demandons à Click & Sign de l'envoyer au destinataire pour qu'il signe électroniquement. De cette manière, tous les documents sont intégrés dans notre plateforme, tant le document signé que l'étude d'autoconsommation, le projet d'autoconsommation auquel il appartient.

Y a-t-il un aspect particulier du service Click & Sign que vous souhaiteriez mettre en avant ?

La robustesse du service et la simplicité de sa mise en œuvre. Pour nous, l'agilité est avant tout très importante lors de l'arrivée d'un nouveau client.

Indicateurs de réussite et recommandations

Il s'agit d'un service très simple qui tient ses promesses, à un prix et à un coût compétitifs. 

Pablo Sánchez, PDG de Suntropy

Comment vos clients réagissent-ils à ce changement ?

Très bien, pour être honnête. Dans ce secteur, il y a encore beaucoup de défis à relever en termes de numérisation, mais ceux qui voient ou essaient les gains de temps et l'accélération des processus sautent immédiatement dans le train et finissent par adopter la solution.

Comment les avantages concurrentiels de Suntropy se sont-ils améliorés ?

Suntropy est devenu une solution plus complète, évidemment, et nous offrons également un service d'intégration à valeur ajoutée, parce que faire ou utiliser un processus de signature numérique est quelque chose que n'importe lequel de nos utilisateurs pourrait faire de manière autonome.  Aujourd'hui, avec le service de signature numérique de Click & Sign, le temps est pratiquement réduit de 50 %, car l'ensemble du processus est entièrement automatisé.

La mise en œuvre de Click & Sign a été très facile. La documentation est très claire, l'équipe de support nous a aidés lorsque nous avions des doutes et l'intégration de ce service dans notre produit a pratiquement pris quelques jours ou semaines. 

Pablo Sánchez, PDG de Suntropy

Enfin, recommanderiez-vous le service ?

Je recommanderais le service aux startups technologiques qui débutent, qui ont besoin d'une solution agile à mettre en œuvre dans leur produit de signature électronique. Dans ce cas, Click & Sign rend les choses très faciles, car il est facile à intégrer, le service d'assistance est à votre disposition et la vérité est que c'est la solution idéale pour démarrer dans ce type de chose.

Conclusion

En conclusion, Suntropy a été en mesure de numériser et d'automatiser l'ensemble du processus de signature de documents avec une intégration complète et une traçabilité des informations. Grâce à Click & Sign, ils sont devenus une solution plus complète, ce qui leur a permis de gagner du temps et de rendre le processus de vente plus agile.